Dokumentacja Prawna

Regulamin

Warunki świadczenia usług platformy aprovo.eu dla przedsiębiorców

Wersja: 2.0 | Data wejścia w życie: 5 września 2026 r.

Aprovo sprzedajemy wyłącznie przedsiębiorcom.Regulamin dotyczy podmiotów zawierających umowę w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową. Nie jest to regulamin konsumencki, a platforma nie jest oferowana konsumentom. Jeżeli działasz poza swoją działalnością gospodarczą lub zawodową, prosimy o niezakładanie konta.

§ 1. Strony i zakres zastosowania

  1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady i warunki korzystania z platformy aprovo.eu, udostępnianej w modelu oprogramowania jako usługi (dalej: „Platforma” lub „Usługa”).
  2. Usługodawcą jest AMS SOFTWARE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Zabrzu, ul. Józefa Wajzera 19/22, 41-808 Zabrze, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0001242326, NIP PL6482836354, REGON 544821193 (dalej: „Aprovo” lub „Usługodawca”).
  3. „Klient” oznacza przedsiębiorcę, który rejestruje się w Usłudze. Rejestrując się, Klient oświadcza, że zawiera umowę w bezpośrednim związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową oraz że osoba akceptująca Regulamin jest umocowana do reprezentowania Klienta.
  4. Ponieważ Usługa jest oferowana wyłącznie w modelu B2B, do umowy nie stosuje się przepisów o ochronie konsumentów, w tym prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość oraz reżimu zgodności świadczenia z umową przewidzianego dla konsumentów. W § 6 ust. 6 opisujemy dobrowolną politykę zwrotów, którą oferujemy w zamian.
  5. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  6. Kontakt: contact@aprovo.eu. Adres ten jest jednocześnie pojedynczym punktem kontaktowym w rozumieniu art. 11 i 12 rozporządzenia (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych), do komunikacji z organami i odbiorcami usługi, w języku polskim lub angielskim.
  7. Przed rozpoczęciem korzystania z Usługi Klient jest zobowiązany zapoznać się z Regulaminem, Polityką prywatności oraz Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych, która stanowi integralny załącznik do Regulaminu.

§ 2. Definicje

  1. Cennik — informacja o aktualnych cenach Planów, dostępna w sekcji cennika na stronie aprovo.eu.
  2. Dane Klienta — wszelkie dane wprowadzone do Platformy lub w niej wytworzone przez Klienta i jego Użytkowników, w tym dane osobowe klientów Klienta, dokumenty zgód, wywiady, dokumentacja fotograficzna i podpisy.
  3. Konto — przestrzeń robocza utworzona dla Klienta w Platformie.
  4. Okres Próbny — bezpłatny okres testowy opisany w § 4.
  5. Okres Subskrypcji — okres rozliczeniowy (miesięczny albo roczny), na który Usługa jest udostępniana.
  6. Plan — zakres funkcjonalny i ilościowy zakupionej Usługi, opisany w Cenniku.
  7. Szablony — wzory dokumentów zgód, wywiadów i zaleceń udostępniane w Platformie, w tym presety przypisane do regionu prawnego, wgrywane na Konto podczas wdrożenia.
  8. Umowa powierzenia — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana na podstawie art. 28 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2016/679 (dalej: „RODO”), dostępna pod adresem aprovo.eu/pl/umowa-powierzenia.
  9. Użytkownik — osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do dostępu do Konta (właściciel, operator, pracownik lub współpracownik).
  10. Zamówienie — dokonany przez Klienta w Platformie wybór Planu i okresu rozliczeniowego.

§ 3. Usługa

  1. Platforma umożliwia Klientowi elektroniczne zbieranie, generowanie, podpisywanie i przechowywanie dokumentacji zgód, prowadzenie kartoteki własnych klientów oraz dokumentacji fotograficznej przed zabiegiem i po nim.
  2. Usługodawca udziela Klientowi, na czas trwania umowy, niewyłącznego, nieprzenoszalnego i niepodlegającego sublicencjonowaniu prawa do korzystania z Platformy na własne potrzeby prowadzonej działalności, w granicach zakupionego Planu.
  3. Usługa jest świadczona w modelu oprogramowania jako usługi. Klient nie otrzymuje kopii oprogramowania ani praw do niego.
  4. Usługodawca może modyfikować, rozwijać i zastępować funkcje Platformy. W trakcie opłaconego Okresu Subskrypcji nie ograniczy istotnie podstawowej funkcjonalności Planu bez zaproponowania Klientowi Planu równoważnego albo proporcjonalnego zwrotu niewykorzystanej części opłaty.

§ 4. Rejestracja i Okres Próbny

  1. Aby korzystać z Usługi, Klient zakłada Konto, podając wymagane dane firmowe i akceptując Regulamin, Politykę prywatności oraz Umowę powierzenia.
  2. Rejestracja uruchamia bezpłatny 30-dniowy Okres Próbny. Rozpoczęcie Okresu Próbnego nie wymaga podania karty płatniczej.
  3. Po zakończeniu Okresu Próbnego Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu: dotychczasowe dane pozostają dostępne i można je wyeksportować, ale wystawianie nowych dokumentów wymaga zakupu Planu.
  4. Szablony, konfiguracja i Dane Klienta utworzone w Okresie Próbnym zostają zachowane w całości po przejściu na Plan płatny.
  5. Klient odpowiada za prawdziwość podanych danych firmowych, za bezpieczeństwo swoich danych logowania oraz za wszystkie działania podejmowane na Koncie przez jego Użytkowników.
  6. Okres Próbny przysługuje jednokrotnie. Usługodawca może odmówić jego udzielenia, jeżeli Konto zakładane jest w celu obejścia tego ograniczenia.

§ 5. Opłaty, podatki i płatności

  1. Wysokość opłat wynika z Cennika obowiązującego w chwili złożenia Zamówienia. Ceny podawane są w PLN albo EUR, zależnie od kraju siedziby Klienta.
  2. Ceny są podawane w kwotach netto. Podatek VAT rozliczany jest następująco:
    • Klienci z siedzibą w Polsce — polski VAT według właściwej stawki;
    • Klienci z siedzibą w innym państwie członkowskim UE, którzy podadzą ważny numer VAT UE zweryfikowany w systemie VIES — mechanizm odwrotnego obciążenia na podstawie art. 196 dyrektywy 2006/112/WE; VAT rozlicza Klient w swoim państwie;
    • Klienci z siedzibą w innym państwie członkowskim UE bez ważnego numeru VAT UE — VAT państwa siedziby Klienta, rozliczany przez Usługodawcę w procedurze One Stop Shop;
    • Klienci z siedzibą poza UE — bez podatku VAT UE; ewentualne podatki lokalne obciążają Klienta.
    Klient odpowiada za podanie prawidłowych danych podatkowych i za zgłoszenie ich zmiany.
  3. Opłata Subskrypcyjna jest płatna z góry za każdy Okres Subskrypcji i pobierana automatycznie za pośrednictwem Stripe z metody płatności zapisanej na Koncie. Subskrypcja odnawia się automatycznie, o ile nie zostanie anulowana przed datą odnowienia.
  4. W razie nieudanej płatności Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu do czasu uregulowania należności. Dane nie są w tym czasie usuwane. Usługodawca powiadomi Klienta przed wprowadzeniem ograniczenia.
  5. Usługodawca może zmienić Cennik. Zmiana obowiązuje Klienta od początku kolejnego Okresu Subskrypcji, po powiadomieniu pocztą elektroniczną z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Klient, który nie akceptuje podwyżki, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Subskrypcji.
  6. Faktury wystawiane są w postaci elektronicznej i udostępniane na Koncie. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w tej formie.

§ 6. Czas trwania, wypowiedzenie i zwroty

  1. Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony i trwa do chwili jej rozwiązania zgodnie z niniejszym paragrafem.
  2. Klient może wypowiedzieć umowę w każdym czasie, ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Subskrypcji, anulując subskrypcję na Koncie albo wysyłając oświadczenie na adres contact@aprovo.eu. Opłaty za bieżący okres nie podlegają zwrotowi, z zastrzeżeniem ust. 6.
  3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia. Jeżeli wypowiedzenie następuje w trakcie opłaconego Okresu Subskrypcji z przyczyn nieleżących po stronie Klienta, niewykorzystana część opłaty podlega proporcjonalnemu zwrotowi.
  4. Usługodawca może zawiesić lub wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie istotnego naruszenia Regulaminu przez Klienta, w szczególności § 8, jeżeli naruszenie da się usunąć, a Klient nie usunie go w terminie 7 dni od wezwania. Jeżeli zawieszenie jest konieczne dla ochrony bezpieczeństwa lub integralności Platformy dla pozostałych klientów, Usługodawca może zawiesić dostęp niezwłocznie i powiadomić bezpośrednio po tym fakcie.
  5. Po rozwiązaniu umowy Klient może wyeksportować Dane Klienta. Eksport i usunięcie danych reguluje § 4 Umowy powierzenia, przewidujący 30 dni na eksport i usunięcie danych w ciągu 90 dni.
  6. Dobrowolna polityka zwrotów. Mimo że przedsiębiorcom nie przysługuje ustawowe prawo odstąpienia, Usługodawca zwróci w całości pierwszą opłatę subskrypcyjną, jeżeli Klient zgłosi takie żądanie na piśmie lub pocztą elektroniczną w ciągu 14 dni od jej pobrania. Zwrot następuje bez konieczności podania przyczyny, przysługuje jednokrotnie i nie obejmuje odnowień.

§ 7. Dane Klienta, role i własność intelektualna

  1. W stosunkach między stronami Dane Klienta należą do Klienta. Usługodawca nie rości sobie do nich żadnych praw i wykorzystuje je wyłącznie w celu świadczenia Usługi oraz zgodnie z poleceniami Klienta.
  2. W odniesieniu do danych osobowych zawartych w Danych Klienta administratorem jest Klient, a Aprovo działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu RODO. Relację tę reguluje Umowa powierzenia, która w sprawach ochrony danych ma pierwszeństwo przed Regulaminem.
  3. Klient odpowiada za posiadanie podstawy prawnej dla przetwarzania, które zleca, za zgodność z prawem i rzetelność treści przekazywanych własnym klientom oraz za wypełnianie obowiązków dokumentacyjnych właściwych dla swojego zawodu.
  4. Sama Platforma — jej oprogramowanie, interfejs, projekt graficzny, struktura bazy danych, dokumentacja i znaki towarowe — pozostaje wyłączną własnością Usługodawcy i podlega ochronie prawa autorskiego oraz innych praw własności intelektualnej. Regulamin nie przenosi żadnego z tych praw.
  5. Klient udziela Usługodawcy ograniczonej, niewyłącznej licencji na hostowanie, zwielokrotnianie, przesyłanie, wyświetlanie i przetwarzanie Danych Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, wykonania Umowy powierzenia i wypełnienia obowiązków prawnych.
  6. Usługodawca może korzystać ze zagregowanych, zanonimizowanych statystyk, które nie pozwalają zidentyfikować Klienta, jego Użytkowników ani żadnej osoby fizycznej, w celu utrzymania, zabezpieczenia i rozwoju Usługi.
  7. Usługodawca nie wykorzystuje Danych Klienta do trenowania modeli uczenia maszynowego i nie udostępnia ich podmiotom trzecim, z wyjątkiem podprocesorów wymienionych w Umowie powierzenia oraz przypadków wymaganych przepisami prawa.

§ 8. Zasady korzystania

  1. Klientowi nie wolno:
    • korzystać z Usługi w sposób sprzeczny z prawem lub zasadami wykonywania własnego zawodu;
    • wprowadzać do Platformy złośliwego oprogramowania ani stosować botów, skryptów i narzędzi automatyzujących, które nieproporcjonalnie obciążają Platformę;
    • podejmować prób nieuprawnionego dostępu do Platformy, danych innych klientów lub infrastruktury;
    • odsprzedawać Usługi, udzielać do niej sublicencji ani udostępniać jej podmiotom spoza własnej organizacji, chyba że uzgodniono to na piśmie;
    • dokonywać dekompilacji, deasemblacji ani odtwarzania kodu źródłowego, poza zakresem, w jakim takie ograniczenie jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów;
    • podawać nieprawdziwych danych identyfikacyjnych lub zawodowych ani powoływać się na uprawnienia, których nie posiada.
  2. Klient odpowiada za działania i zaniechania swoich Użytkowników jak za własne.
  3. Wymagania techniczne: aktualna przeglądarka internetowa, szerokopasmowe łącze i czynne konto poczty elektronicznej. Klient odpowiada za bezpieczeństwo własnych urządzeń; zalecamy aktualizowanie i zabezpieczanie tabletów oraz komputerów używanych z Platformą.

§ 9. Dostępność, wsparcie i wady

  1. Usługodawca świadczy Usługę z należytą starannością i dokłada uzasadnionych handlowo starań, aby utrzymać jej dostępność, z wyłączeniem zapowiedzianych prac konserwacyjnych i zdarzeń pozostających poza jego kontrolą.
  2. Wsparcie świadczone jest pocztą elektroniczną pod adresem contact@aprovo.eu w dni robocze. Usługodawca dąży do potwierdzenia zgłoszenia w ciągu jednego dnia roboczego.
  3. Klient zgłasza wady niezwłocznie, w sposób umożliwiający odtworzenie problemu. Usługodawca udziela merytorycznej odpowiedzi w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia i usuwa potwierdzone wady w rozsądnym terminie odpowiadającym ich wadze.
  4. Jeżeli potwierdzona wada istotnie utrudnia korzystanie z Usługi przez czas ciągły, Usługodawca — według swojego wyboru — przedłuży Okres Subskrypcji albo udzieli proporcjonalnego upustu. Jeżeli istotna wada utrzymuje się dłużej niż 30 dni od zgłoszenia, Klient może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym i otrzymać proporcjonalny zwrot niewykorzystanej opłaty.
  5. Poza przypadkami wyraźnie wskazanymi w Regulaminie i w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo Usługa jest świadczona bez dodatkowych gwarancji. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej ani wolnej od błędów pracy Usługi.

§ 10. Szablony i treści prawne — ważne

Szablony są punktem wyjścia, a nie poradą prawną.Jesteśmy dostawcą oprogramowania. Nie świadczymy pomocy prawnej, medycznej ani innej doradczej, a korzystanie z Usługi nie tworzy relacji klient–prawnik.

  1. Szablony, w tym presety przypisane do regionu prawnego wgrywane podczas wdrożenia, mają charakter informacyjny i służą Klientowi do zbudowania własnej dokumentacji.
  2. Wymogi prawne różnią się między państwami i zawodami oraz ulegają zmianom. Presety przygotowano dla określonego regionu prawnego i mogą one nie odpowiadać specyfice działalności Klienta, wymogom licencyjnym lokalu, wymaganiom samorządu zawodowego ani aktualnemu stanowi prawa.
  3. Wyłączną odpowiedzialność za sprawdzenie, dostosowanie i zatwierdzenie treści każdego dokumentu przed przedstawieniem go własnym klientom do podpisu, a w razie potrzeby za jego weryfikację przez wykwalifikowanego specjalistę, ponosi Klient.
  4. W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo Usługodawca wyłącza odpowiedzialność za treść Szablonów i za skutki prawne ich zastosowania.

§ 11. Funkcje sztucznej inteligencji

  1. Platforma zawiera opcjonalną funkcję, która korzysta z zewnętrznego modelu sztucznej inteligencji (Google Gemini API) w celu odczytania struktury dokumentu wgranego przez Klienta i zamiany go na formularz cyfrowy. Jej rolą jest oszczędzenie przepisywania, a nie podejmowanie jakichkolwiek rozstrzygnięć.
  2. Na gruncie rozporządzenia (UE) 2024/1689 (akt o sztucznej inteligencji) Usługodawca kwalifikuje tę funkcję jako obarczoną minimalnym ryzykiem. Nie stanowi ona wyrobu medycznego, nie służy diagnozie i nie realizuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub podobnie istotne wobec osób fizycznych.
  3. Zgodnie z art. 50 aktu o sztucznej inteligencji Usługodawca informuje, że wynik działania tej funkcji jest generowany przez system sztucznej inteligencji.
  4. Wynik pracy modelu wymaga weryfikacji przez człowieka. Wygenerowany tekst może być niekompletny, nieścisły lub nieodpowiedni dla jurysdykcji Klienta. Klient ma obowiązek sprawdzić go i zatwierdzić przed użyciem, na zasadach określonych dla Szablonów w § 10.
  5. Dokumenty przekazane do tej funkcji nie są wykorzystywane do trenowania ogólnych modeli dostawcy. Przetwarzanie ma charakter przejściowy i jest objęte Umową powierzenia.
  6. Klient decyduje, czy w ogóle korzystać z tej funkcji; Usługa pozostaje w pełni użyteczna bez niej.

§ 12. Odpowiedzialność

  1. Każda ze stron odpowiada za szkodę wyrządzoną własnym naruszeniem na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem ograniczeń określonych w niniejszym paragrafie.
  2. Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu umowy lub w związku z nią, w każdym okresie 12 kolejnych miesięcy, jest ograniczona do sumy opłat wniesionych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie będące źródłem roszczenia, nie mniej jednak niż 2 500 EUR.
  3. W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, utratę kontraktów, utratę renomy ani za szkody pośrednie i następcze.
  4. Ograniczenia z ust. 2 i 3 nie mają zastosowania do: winy umyślnej i rażącego niedbalstwa; szkody na osobie; naruszenia obowiązku poufności z § 13; odpowiedzialności wynikającej z Umowy powierzenia i art. 82 RODO; a także wszelkiej odpowiedzialności, której nie można ograniczyć ani wyłączyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów.
  5. Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikające z naruszenia Regulaminu przez Klienta, z treści zatwierdzonych przez Klienta i przekazanych jego własnym klientom ani z awarii urządzeń lub łącza Klienta.
  6. Roszczenie należy zgłosić Usługodawcy w terminie 12 miesięcy od powzięcia przez Klienta wiadomości o okolicznościach je uzasadniających.

§ 13. Poufność

  1. Każda ze stron zachowa w poufności niejawne informacje drugiej strony ujawnione w związku z umową i wykorzysta je wyłącznie do celów umowy.
  2. Obowiązek ten nie dotyczy informacji, które są lub stały się publicznie dostępne bez naruszenia umowy, były już zgodnie z prawem znane stronie otrzymującej albo których ujawnienia wymagają przepisy prawa — w tym ostatnim przypadku strona otrzymująca zawiadomi drugą stronę z wyprzedzeniem, o ile jest to prawnie dopuszczalne.
  3. Obowiązek trwa także po rozwiązaniu umowy. Poufność danych osobowych reguluje dodatkowo § 6 Umowy powierzenia i obowiązuje bezterminowo.

§ 14. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu Usługi albo zmiany struktury kosztów.
  2. O każdej istotnej zmianie Usługodawca powiadomi Klienta pocztą elektroniczną oraz w Platformie z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.
  3. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający jej wejście w życie i otrzyma proporcjonalny zwrot opłaty wniesionej za pozostały okres. Dalsze korzystanie z Usługi po dniu wejścia zmiany w życie oznacza jej akceptację.
  4. Aktualna wersja wraz z datą wejścia w życie jest publikowana pod adresem aprovo.eu/pl/regulamin.

§ 15. Prawo właściwe i jurysdykcja

  1. Umowa podlega prawu polskiemu, z wyłączeniem norm kolizyjnych oraz Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów.
  2. Strony poddają spory wyłącznej jurysdykcji sądów polskich, a konkretnie sądu właściwego dla siedziby Usługodawcy, zgodnie z art. 25 rozporządzenia (UE) nr 1215/2012. Zapis ten uzgodniono między przedsiębiorcami, ze świadomością, że obie strony działają w charakterze zawodowym.
  3. Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają uprawnień organu nadzorczego ani prawa osoby, której dane dotyczą, do wytoczenia powództwa przed innym sądem na podstawie art. 79 RODO.
  4. Przed wszczęciem postępowania strony podejmą w dobrej wierze próbę polubownego rozwiązania sporu w terminie 30 dni od pisemnego zgłoszenia sporu.

§ 16. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin wraz z Polityką prywatności, Umową powierzenia i parametrami Planu wskazanymi w Zamówieniu stanowi całość porozumienia stron i zastępuje wcześniejsze ustalenia w tym samym przedmiocie.
  2. Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe zachowują moc, a postanowienie nieważne zastępuje się postanowieniem ważnym, najbliższym jego celowi gospodarczemu.
  3. Klient nie może przenieść umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy. Usługodawca może przenieść umowę na następcę prawnego w związku z połączeniem, reorganizacją albo zbyciem przedsiębiorstwa, po pisemnym powiadomieniu.
  4. Niewykonanie uprawnienia nie oznacza zrzeczenia się go na przyszłość.
  5. Regulamin publikowany jest w języku polskim i angielskim. Dla Klientów z siedzibą w Polsce rozstrzygająca jest wersja polska; dla pozostałych Klientów rozstrzygająca jest wersja angielska.
  6. Oświadczenia kierowane do Usługodawcy wysyła się na adres contact@aprovo.eu. Oświadczenia kierowane do Klienta wysyła się na adres poczty elektronicznej wskazany na Koncie; Klient odpowiada za jego aktualność.

Kontakt oraz punkt kontaktowy na potrzeby aktu o usługach cyfrowych:
AMS SOFTWARE sp. z o.o.
ul. Józefa Wajzera 19/22, 41-808 Zabrze
E-mail: contact@aprovo.eu (język polski lub angielski)